מערכת ניהול משימות – למה כדאי לשים לב טרם הרכישה?

ארגונים רבים סובלים מהיעדר יכולת טכנולוגית בניהול המשימות שלהם ובסופו של דבר בוחרים באופציות הסטנדרטיות של עבודה עם קבצי אקסל והתכתבויות באימייל. מחקרים מראים כי רוב רובן של אותן משימות שמנוהלות באופן זה כושלות בסופו של דבר, ואילו אחרות חורגות בצורה משמעותית מלוחות הזמנים שהוקצו עבורן. כיצד ניתן לטפל בתופעה ולייעל את פעילות הארגון באופן ניכר? פשוט מטמיעים מערכת ניהול משימות ייעודית ומתחילים לקצור את פירות ההצלחה. במה בדיוק מדובר? הישארו עימנו.

מערכת ניהול משימות – למה הכוונה?

כל משימה ארגונית מורכבת מיעד או מספר יעדים שאליהם יש להגיע באמצעות שלבי ביצוע שונים. על פניו נדמה כי מדובר בעניין פשוט, אך בפועל כל משימה שכזו עשויה לערב מספר רב של אנשים שיוצרים קשרים עם עוד פרטים שמעורבים וכך נוצרים פיצולים וצווארי בקבוק שעשויים לחבל בהצלחת המשימה. מערכת ניהול משימות פותרת את הבעיה אחת ולתמיד, שכן באמצעותה ניתן לקבוע את התוואי של המשימה באופן ברור, לחלק עבור כל אחד מהנפשות הפועלות את תחומי האחריות ולוחות הזמנים המדוייקים, להגביל אותם ע"י נקודות מפתח שאליהן חובה להתייחס ולתת למנהלים את היכולת לנטר אחר הפעולות השונות בלחיצת כפתור פשוטה על מנת להסיק מסקנות ולקבל את ההחלטות הדרושות. מערכות אלו מחזירות את ההשקעה בהן בתוך זמן קצר, שכן הן מקדמות את הצלחת הפרוייקטים בצורה משמעותית ואף משפרות את שביעות רצון העובדים שזוכים בנהלי עבודה ברורים ומסודרים יותר.

כיצד בוחרים מערכת ניהול משימות מתאימה?

בטרם רוכשים מערכת ניהול משימות יש לשים לב למספר קריטריונים על מנת לזכות בהתאמה המלאה:

• הטמעה קלה בארגון – חשוב מאוד שהמערכת שתבחרו תגיע עם ממשק קל ונוח לשימוש, אפליקטיבי ואינטואיטיבי, על מנת שהעובדים, חדשים וותיקים כאחד, יוכלו לשלב אותה בעבודתם תוך זמן קצר. ההטמעה הקלה בארגון קשורה גם במובן הטכנולוגי. על המערכת להיות בעלת יכולת לעבור אינטגרציה עם כל המערכות הקיימות של הארגון ללא תקלות.

• עבודה עם מערכות נוספות באופן אינטגרטיבי – מערכת ניהול משימות איכותית צריכה לאפשר לעובדים ולמנהלים לקבל את כל המידע הדרוש להם לטובת משימותיהם. לכן, כדאי שהמערכת שתבחרו תגיע יחד עם הרחבות שונות שכוללות מערכת ניהול לקוחות (CRM), ניהול לידים, ניהול מלאי, הנהלת חשבונות ועוד.

• עבודה ללא תלות במקום וזמן – מערכות חדישות לניהול משימות הינן מערכות שעובדות ב- "ענן" ועל כן ניתן לגשת אליהן מכל מכשיר שמחובר לאינטרנט ולא להיות מוגבלים בשימוש בעמדות מסויימות.

כמו כן חשוב שהמערכת תהיה מהירה, תעבור עידכונים באופן אוטומאטי, תגבה את עצמה ותכלול את האפשרות למתן הרשאות ע"פ ההיררכיה הארגונית הנדרשת.