כמנהלי עסק אתם בוודאי מבינים את חשיבותו של המשרד שלכם ועד כמה הוא חייב להיות מנוהל כראוי על מנת שתוכלו לעמוד בכל היעדים ולשרוד בעולם העסקים התחרותי של ימינו. כפי שתבינו מייד, הדרך לייעל את פעילות המשרד טמונה בהטמעת תוכנת ניהול ייעודית שתאפשר להתנהל נכונה בכל המישורים. מהם הדגשים שישיגו לכם תוכנה לניהול משרד שתעמוד בכל הציפיות? הישארו עימנו.
מה צריכה לכלול תוכנה לניהול משרד?
כל תוכנה לניהול משרד מגיעה עם מספר ממשקים לבחירה. ישנם משרדים שזקוקים לחבילה מורחבת ואחרים עשויים להסתפק בפחות מכך. על כל פנים, להלן הממשקים שעשויים לעניין אתכם :
• הנהלת חשבונות – ממשק זה מאפשר הפקת חשבוניות וקבלות חתומות דיגיטאלית מכל מכשיר, בכל זמן ובכל מקום, ניהול מדוייק של תזרימי המזומנים והתחייבויות הספקים. סליקת כרטיסי אשראי ועוד, והכל בהתאמה מלאה למערכת המיסוי בישראל, לעסקים פטורים ומורשים.
• CRM – ניהול לקוחות נכון זהו עיקרון המפתח עבור המשרד שלכם. מערכות CRM תומכות בכך באופן מלא שכן באמצעותם תוכלו לשלוף נתונים אודות לקוחות בעלי מאפיינים משותפים, להעניק שירות מעולה ולהפעיל מערכי שיווק חכמים. תוכנה לניהול משרד שכוללת מערכת CRM מתקדמת מאפשרת לעקוב אחר התנהגות הלקוחות הפוטנציאליים שלכם (הלידים), מהיכן הם מגיעים, מה הם רכשו ומה היו סיבות הסירוב, אם היו. המערכת אף תומכת בשיטות דיוור שונות ושליחת SMS ואימיילים וכל זאת בתזמון מדוייק לבקשתכם כגון לאחר רכישה, בימי הולדת ועוד.
• ניהול משימות – ממשק זה עוזר למנהלי המשרד לנהל נכון את כל המשימות השוטפות, לעובדים לעבוד נכון וע"פ התוואי שהוחלט לגביו ולנטר את כל אלו בלחיצת כפתור. ממשק זה מחליף ביעילות את השימוש המסיבי בתיבות הדואר האלקטרוני ומכווין את העובדים בביצוע פרוייקטים שונים, פשוטים ומורכבים כאחד.
ניתן להרחיב את כל שתואר לעיל תוך הטמעת מערכת ERP שחולשת גם על משאבי האנוש של הארגון, מערכת שיבוץ העובדים, ניהול מלאי ומחסן ועוד.
תוכנה לניהול משרד – התוספות שעושות את ההבדל
חשוב מאוד לבחור בתוכנה איכותית אשר קלה להטמעה וללימוד ושאינה מגבילה בשום צורה שהיא. תוכנה לניהול משרד מסוג מתקדם תעבוד על בסיס פלטפורמות מוכרות (כגון מייקרוסופט), תאפשר עבודה בענן ללא תלות בזמן ובמקום ותכלול שירותי גיבוי מתקדמים. כל אלו יבטיחו עבודה נוחה ויעילה ללא התרסקויות ותקלות למיניהן, התאמה מלאה לצרכי המשתמש ועדכונים באופן תדיר של פיצ'רים חדשים שישאירו את העסק שלכם מעודכן ויעיל מתמיד.